Debido a la situación actual por la que estamos atravesando, las empresas de todo el mundo han tomado la decisión de seguir políticas de trabajo desde casa (mejor conocido como ‘Home Office’). Debido a la pandemia, los dueños de negocios y empresarios están encontrando diferentes maneras de administrar sus negocios.
Manejar y hacer crecer un negocio, mientras se trabaja desde casa, requiere de mucha planificación y organización.
Recuerda que hay una solución para cada problema relacionado con el negocio que existe, ya que no existe una fórmula que sea funcional para todos.
Teniendo esto en cuenta, estos son los factores clave a los que los dueños de negocios y/o empresarios deben prestar atención para hacer crecer su negocio mientras trabajan desde casa:
1- Configurar un espacio de trabajo.
Trabajar desde casa puede ser una distracción, ya que es un lugar donde te relajas y duermes o convives con la familia.
Según una encuesta realizada a las personas que ahora se encuentran haciendo ‘Home Office’, dos de los tres principales obstáculos para la productividad son otros miembros del hogar y distracciones en el hogar, como por ejemplo la televisión.
Según dicha encuesta, estos son los obstáculos para ser productivo:
- 30% miembros de la familia, socios o compañeros de casa (también llamados ‘roomies’).
- 28% de problemas de internet o con la tecnología.
- 16% de distracciones en el hogar (por ejemplo, televisión).
- 26% otros.
De acuerdo a dichos resultados y la experiencia del ‘Home Office’, es necesario separar la vida hogareña de la vida laboral, por lo tanto se necesita encontrar un espacio en casa donde se pueda configurar una oficina y poder trabajar sin distracciones.
Si es posible dedicar una habitación separada para el trabajo, es lo ideal para ser más productivo. Sin embargo, si no se cuenta con mucho espacio, se puede dedicar un rincón pequeño, con una mesa, computadora y otros elementos esenciales para trabajar.
Es importante asegurarse de avisar a cualquier otra persona en casa que no se debe molestar o ser interrumpido durante las horas de trabajo.
2- Preparar y gestionar la fuerza laboral.
Según sea el tipo de negocio, se debe determinar si todos los colaboradores tienen las necesidades básicas que necesitan para poder trabajar desde sus hogares.
Algunos ejemplos serían: Internet (con una velocidad adecuada), computadora y algunas otras herramientas esenciales.
En la encuesta anteriormente mencionada, se menciona como segunda distracción para ser más productivo los problemas de Internet y con la tecnología. Es por ello que se necesita prestar atención en estos puntos, adicional es posible que algunos colaboradores necesiten ayuda para adaptarse a la dinámica del ‘Home Office’, en estos casos se debe guiarlos sobre cómo establecer su oficina en casa y proporcionar el equipo y las herramientas necesarias.
3- Hacer una lista de tareas.
Se sabe que las listas de tareas ayudan a aumentar la productividad.
Una lista de tareas pendientes ayuda a organizar lo que debe de ser concluido (de acuerdo a tiempos de entrega o prioridades) y el contenido que depende de cada colaborador. Diseñar las actividades y priorizar es lo más importante.
Se debe alentar a los colaboradores a que también lo hagan en sus tareas particulares, para que tenga mayor organización y no solo salten de una tarea a la siguiente.
Es importante que además de mantener una lista de tareas, también se realicen sobre reuniones semanales, proyectos, objetivos, fechas límite, etc.
Este paso ayudará a mantener todo en orden, a enfocarse en actividades de valor y poder cumplir con las fechas de entrega estipuladas.
4- Formular procedimientos de comunicación y establecer expectativas.
Los colaboradores no solo cambiaron su entorno físico, sino que también cambiaron su forma de trabajar y comunicarse. Ya no están a nula distancia el uno del otro (como en una oficina).
Es necesario mantenerse conectado y mantener la comunicación con todos los colaboradores a través de varios programas en línea disponibles (como Skype, Meets o Zoom). Incluso con estas herramientas, es posible que se tengan que ajustar las expectativas, ya que algunas tareas pueden tardar más en completarse.
Un registro de equipo con informes diarios podría ser de gran apoyo. Durante esos momentos, se pueden discutir actualizaciones, objetivos logrados, proyectos completados o desafíos que se hayan encontrado.
La clave básicamente es encontrar un equilibrio y evitar demasiadas reuniones de video para evitar la fatiga del video y que no se avance en los temas que se requiere por estar en juntas todo el tiempo.
5- Cuidar a los clientes y buscar nuevas oportunidades.
Los clientes son el pan de cada día. Lo último que se necesita es perder a clientes actuales. Por eso es importante planificar estrategias y tácticas de mercadotecnia que crearán nuevas oportunidades de negocio.
Hoy en día, las marcas están aprovechando más las redes sociales. Asignando más recursos a estos canales para llegar a su público.
En estos tiempos es posible que no se tenga mucho presupuesto para estar invirtiendo en dichos canales, por lo tanto se recomienda alternar esfuerzos con otras estrategias como boletines electrónicos (mailing), eventos o promociones en línea, al igual que “regalos” promocionales.
Una forma de hacerlo con una menor inversión, es colaborando con otras marcas que compartan audiencias similares. De esta manera, se expandirá el alcance al presentar la marca a nuevas audiencias.
Adicional, se puede complementar con el uso herramientas como la búsqueda en redes sociales o Google Trends para identificar en qué está interesado el público objetivo.
El producir contenido enfocado a los intereses del público objetivo no solo consigue mas interacciones, sino también hace ese enlace o ‘engagement’ y provoca la afinidad que se irá desarrollando en una preferencia hacia la marca. El punto es conectar con el público.
6- Revisar progreso y objetivos.
Cada negocio tiene sus propios objetivos específicos que desean lograr. Si el objetivo es aumentar ventas, proporcionar mejor servicio al cliente, aumentar márgenes de ganancia o captar nuevos clientes, se debe realizar un seguimiento del progreso.
Revisar el progreso durante todo el proceso permitirá saber el estatus donde se encuentran para lograr los objetivos establecidos. Cuando se realizan revisiones periódicamente, se pueden identificar errores y áreas de mejora, los desafíos que se encontraron, las fortalezas y funciones que producen resultados, y por lo tanto, la dirección a seguir.
Al revisar el progreso y establecer nuevas metas, seguramente se concentrarán en hacer crecer el negocio.
7- No se debe olvidar la parte humana.
Una vez que los colaboradores están trabajando desde casa, puede ser difícil que dejen ir el trabajo, puede ser muy fácil que se olviden de tomar descansos.
Sin embargo, a la larga, esto puede tener efectos negativos en muchas cosas. Estudios han demostrado que trabajar en exceso puede resultar en una menor productividad y resultados de salud no favorecedores.
Por ello, es crucial encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Un consejo útil podría ser el establecer una alarma o notificación, para organizar el día laboral desde su comienzo hasta el final, incluyendo momentos de esparcimiento para relajar la mente y poder continuar laborando siendo productivo.
Para concluir esta nueva entrada me gustaría dejar claro que el ‘Home Office’ (como todo) tiene sus ventajas y desventajas. En una perspectiva general, terminan siendo más ventajas tanto para los empresarios o dueños, como para los colaboradores.
Solo es sumamente importante asegurarse de que todos cuenten con las herramientas y estrategias adecuadas.
Debido a la situación actual, el crecimiento de los negocios depende de cómo se maneje todo desde cada uno de los hogares de cada colaborador. Cada día puede ser un nuevo proceso de aprendizaje y probablemente será muy distinto al día anterior; Por lo tanto, es importante que se encuentre una rutina que funcione mejor para el negocio y sus colaboradores.
Reiterando una vez más que en Golga estamos para apoyarte y poder hacer crecer tu negocio incluso en una situación como la que estamos viviendo.
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Celina Gonzalez.
CMO.